Audit automation as control
within audit firms
1.
Latar Belakang Jurnal
Jurnal ini dibuat oleh Stuart Manson, Sean McCartney, dan Michael Shere yang
memaparkan riset mereka yang berjudul “Audit Automation as Control Within Audit
Firms”. Riset tersebut bertujuan untuk mengatur work process dan staff audit;
Deskilling dan Resistance; dan Kompetisi yang kemudian dianalisa melalui theoretical framework yang diprakasai
oleh Coombs berserta rekan-rekanya dengan mengaplikasikan teori “Giddens’ Structuration”
dalam melakukan riset dari dampak information
technology kepada perusahaan.
Hasil riset menunjukan bahwa audit automation tidak dapat dilihat dari sisi
teknologi saja guna meningkatkan quality dan/atau productifitas dari audit
process melainkan juga dari sisi nilai market
competitveness serta membantu dalam mempromosikan perusahaan kepada clients’ dan stafnya.
2.
Konsep dasar
Penelitian mereka dilakukan dengan empirical
study ke dua perusahaan yang termasuk dalam top 5 perusahaan audit di
inggris. Mereka menganalisa perusahaan tersebut menggunakan teori “Giddens’
Structuration” dan Analytical Framework untuk pemahaman teknologi informasi
yang dikembangkan oleh Coombs.
Penggunaan teknologi informasi dalam proses audit meningkat pada
tahun-tahun belakangan ini. Perusahaan-perusahaan yang termasuk dalam top 5 perusahaan
audit di Inggris sudah mulai menggunakan teknologi untuk meningkatkan kompetisi
dalam hal efisiensi kepada client mereka. Pada peningkatan teknologi informasi,
tidak hanya strategi yang diadopsi oleh top 5 perusahaan audit, tetapi juga
area untuk mengatasi lingkungan yang lebih kompetitif.
Perusahaan audit telah berada di garis depan dari penggunaan mikrokomputer
selama bertahun-tahun, terutama untuk account persiapan, dan baru-baru ini
telah ada sejumlah aplikasi yang digunakan dalam proses audit. Aplikasi tersebut
biasanya dikelompokkan di bawah otomatisasi audit yang didefinisikan oleh satu publikasi
akuntansi professional. Publikasi ini memberi masukan untuk penggunaan audit motivation agar dapat meningkatkan
motivasi, kepuasan kerja, serta meningkatkan kinerja staff dalam mengurangi
kegiatan yang tidak produktif dalam langkah audit.
Riset mereka akan mengeksplorasi persepsi dari junior dan senior audit
staff terhadap peran yang mereka emban dalam perusahaan.
3.
Metodology
Metode yang digunakan yaitu melakukan
serangkaian wawancara dengan para mitra, manajer, senior, asisten, dan
spesialis IT di dua dari top 5 perusahaan audit (Perusahaan A dan B). Tujuan
dari wawancara ini adalah untuk mengetahui sejauh mana praktek kerja dan
perilaku telah dipengaruhi oleh otomatisasi audit.
Pendekatan kepada Perusahaan A dan B dilakukan dengan bantuan dari sponsor penelitian,
yaitu the Institute of Chartered Accountants of Scotland (ICAS). Pada pertemuan awal, disetujui
tingkat partisipasi, jumlah dan jenis staf yang akan diwawancarai. Kegiatan
tersebut diselenggarakan diantara tim peneliti dan mitra senior di perusahaan
yang bersangkutan. Individu yang terpilih untuk wawancara didapatkan dari
negosiasi antara peneliti dan mitra kontak dalam perusahaan. Negosiasi yang terjadi
adalah dipilih staf dengan berbagai pengalaman kerja, usia, penanggung
jawab dan jenis kelamin.
Wawancara dilakukan di London dan tiga kantor di South-East England.
Wawancara yang dilakukan semi-terstruktur yang didasarkan pada daftar pertanyaan
yang disiapkan oleh peneliti. Pertanyaan disesuaikan dengan tingkat dan fungsi
masing-masing wawancara, dan dilakukan secara langsung kepada peserta. Setiap peserta
biasanya diwawancarai oleh dua peneliti dan tidak ada orang lain dari
perusahaan auditnya ikut serta dalam mewawancarai. Peserta diberitahu bahwa jawaban
mereka akan dirahasiakan dan tidak akan diungkapkan kepada perusahaan mereka.
Wawancara biasanya dilakukan langsung dan berjalan selama setengah jam. Selain
itu, wawancara tersebut direkam dengan seizin dari peserta. Kutipan dalam teks
berasal dari transkrip rekaman tersebut. Pada bagian berikutnya kita akan
membahas temuan dari penelitian tersebut.
4.
Analisis
Control work process
Analisis mereka dikonsentrasikan kepada konsep budaya, kontrol dan
persaingan yang diidentifikasi oleh Coombs et al. sebagai sarana untuk memahami
otomatisasi audit. Kontrol merupakan bagian dari kerangka peraturan yang
mengatur praktek kerja dan perilaku perusahaan audit serta staf mereka dalam
arti yang mungkin dianggap sebagai endemik dalam praktek audit (Power, 1997).
Salah satu cara konsep ini mengontrol manifestasi dirinya adalah melalui
praktek yang dirancang untuk memberikan produk berkualitas tinggi, standar,
pendapat audit, dengan biaya minimum. Mungkin dikatakan bahwa persaingan
eksternal, tekanan biaya tertentu, yang mendorong terciptanya kontrol yang
sistematis dalam perusahaan audit. Pilihan mekanisme kontrol dan efektivitas
mereka pada gilirannya mempengaruhi kemampuan perusahaan audit untuk bersaing
dengan sukses di pasar. Pada konteks ini kita mengeksplorasi wawancara konsep
kembar kontrol dan persaingan adakah kaitannya dengan pengenalan dan penggunaan
otomatisasi audit dalam perusahaan audit.
Control staff audit
Otomatisasi audit melibatkan kedua teknologi terbaru dan IT, yang keduanya dapat meningkatkan
kontrol proses audit. Otomatisasi Audit memungkinkan perusahaan untuk lebih
efektif menegakkan pendekatan audit perusahaan dan prosedur standar pada staf
auditnya. Contoh dalam survei perusahaan audit, (Manson et al., 1997) mereka
menemukan penggunaan besar template dalam penyusunan surat manajemen dan surat
representasi. Salah satu masalah mereka dalam makalah ini adalah bagaimana IT
digunakan sebagai mekanisme kontrol dalam proses penjaminan mutu perusahaan
audit. Secara khusus, otomatisasi audit dapat digunakan untuk memastikan bahwa
audit staf mengikuti prosedur yang ditetapkan dalam program dan daftar periksa:
"Banyak hal yang harus dilakukan pada komputer tetap daftar periksa semua
terkomputerisasi sehingga Anda harus menggunakan mereka .... dalam hal bahwa
ada pilihan yang kurang mungkin untuk bagaimana Anda harus melakukan hal-hal
dari dulu ada (Audit senior, Perusahaan B). "
Manajer audit dan mitra yang memiliki tanggung jawab untuk memastikan kualitas
audit mengakui pentingnya cara dimana IT dapat membatasi perilaku pekerja
lapangan audit. Dengan cara ini, dominasi otomatisasi audit yang cenderung
mempertahankan struktur tertentu di perusahaan audit. Selanjutnya, untuk
manajer audit dan mitra kualitas audit merupakan salah satu unsur budaya
mendefinisikan sebuah perusahaan audit. Oleh karena itu, penggunaan otomatisasi
audit dari staf audit harus konsisten dengan nilai budaya kualitas audit. Salah
satu manajer audit berpendapat bahwa otomatisasi audit yang meningkatkan
kualitas kerja dengan memastikan kelengkapan dan keakuratan pekerjaan yang
dilakukan. Dia mengatakan bahwa otomatisasi audit yang memiliki implikasi
untuk: "... kualitas file, penyajian informasi, hal semacam itu Memastikan
hal-hal yang dilakukan dengan benar, karena komputer dapat diprogram dengan
sangat mudah untuk memeriksa bahwa semuanya dilakukan Sedangkan jika.. sesuatu
yang sedang dilakukan secara manual itu sebenarnya cukup pekerjaan yang
membosankan untuk memastikan setiap titik tunggal sedang ditangani, sedangkan
komputer dapat memberitahu Anda (manajer Audit, Perusahaan A). “
Namun, mungkin akan ada pikiran bahwa penggunaan otomatisasi audit kontrol
dalam proses penjaminan mutu akan menghambat penggunaan penilaian auditor yang
sangat dihargai oleh perusahaan audit. Tapi ini tidak bisa dianggap sebagai
kasus, seperti yang digambarkan oleh komentar ini: "[Audit otomatisasi]
meningkatkan kualitas pemikiran bahwa staf mereka akan dipaksa, jika tidak ada
yang lain itu adalah disiplin di tim (mitra Audit , Perusahaan A). "
Sangat menarik untuk dicatat bahwa otomatisasi audit yang dipandang sebagai
kegiatan pendisiplinan dalam perusahaan merupakan bentuk yang sangat eksplisit
kontrol atas perilaku staf audit. Meskipun manajer audit dan mitra percaya
bahwa otomatisasi audit kompatibel dengan kreativitas dan keputusan, ada
beberapa bukti bahwa staf audit itu sendiri begitu menguasai dalam
menggunakan komputer di tempat mereka berkerja dengan memungkin
menunjukkan ketergantungan lebih kepada teknologi dan
kurang dalam pelaksanaan pekerjaan audit mereka. Hal tersebut
ditandai dengan komentar berikut: "Saya tidak bisa membayangkan melakukan
pekerjaan tanpa IT. Hal ini intristik untuk audit
sekarang, itu adalah sifat kedua untuk meraih komputer Anda (Audit senior,
Perusahaan B).."
Otomasi audit dan deskilling staf audit
Sebagai contoh, survei menemukan bahwa hanya ada sedikit peningkatan jumlah
teknisi akuntansi dalam perusahaan audit. Survei mengungkapkan bahwa salah
satu efek yang paling penting dari pengenalan otomatisasi audit adalah hal itu
memungkinkan staf untuk memiliki lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi pada
daerah berisiko teknis dan tinggi. Namun, ini adalah pandangan staf senior
yang menanggapi survei, mereka juga ingin mengetahui apakah staf audit junior memiliki
pandangan yang sama. Ketika ditanya apakah IT memungkinkan mereka untuk
menghabiskan lebih banyak waktu pada bidang utama saat proses audit, senior
audit dan asisten audit mengatakan bahwa: "Anda punya sedikit waktu
melakukan hal-hal duniawi dan lebih banyak waktu benar-benar melakukan hal-hal
yang Anda penghakiman diperlukan (asisten Audit, Kantor B). "
Sebagian besar dari mereka yang diwawancarai dalam dua perusahaan audit
tidak percaya bahwa meningkatnya penggunaan otomatisasi audit yang akan
menyebabkan deskilling staf audit. Ada keyakinan bahwa IT meningkatkan
"banyak peneliti lapangan audit", khususnya yang lebih junior, dengan
mengotomatisasikan tugas-tugas yang membosankan dan berulang-ulang. Beberapa
jawaban tentang pertanyaan tentang efek deskilling kemungkinan IT, komentar
yang diterima adalah sebagai berikut: "IT tentu tampaknya mengurangi
jumlah waktu yang Anda lakukan tugas-tugas biasa. Saya pikir itu mungkin tidak
memungkinkan Anda untuk berpikir lebih tentang isu-isu (Audit senior,
Perusahaan B). "
Untuk sebagian besar manajer dan mitra, mereka mewawancarai perbedaan yang
jelas yang dibuat antara penggunaan otomatisasi audit bantuan yang berguna
dalam menjalankan tugas-tugas yang relatif rutin dan audit nyata yang melibatkan
pertimbangan profesional. "Sebuah komputer pernah bisa menggantikan
penilaian saya. Apa bisa dilakukan berpotensi adalah memberikan beberapa
indikator hal-hal yang keluar dari barisan, bahwa Anda telah mungkin terjawab,
karena komputer cenderung lebih menyeluruh daripada pikiran manusia di
benar-benar memproses batch informasi (Audit nanager, Perusahaan A). "
Jika kita menerima bahwa staf audit tidak deskilled sebagai hasil dari
penerapan otomatisasi audit, hal itu masih mungkin terjadi bahwa kebutuhan
untuk memperoleh apa yang sampai sekarang telah memikirkan keterampilan seorang
sekretaris bisa dipandang sebagai pekerjaan yang tidak pantas bagi para
profesional. Sifat pekerjaan yang dilakukan auditor dianggap penting dalam
menentukan seorang auditor adalah profesional dan menunjukkan nilai pekerjaan
mereka. Oleh karena itu, untuk beberapa auditor yang mereka gambarkan dalam
pekerjaan mereka dengan klien yang sangat penting. Kekhawatiran bahwa staf
audit memiliki pekerjaan yang mungkin diartikulasikan dalam hal persepsi
negatif oleh klien akan perusahaan audit mereka: "Maksudku [klien] tidak
akan terlihat ramah pada mereka jika mereka pikir Aku duduk di sana mengetik
sepanjang hari. Mereka jelas berpikir bahwa saya harus ada menggunakan penilaian
profesional saya pada isu-isu yang lebih penting (Audit senior, Perusahaan A).
"
Control dan pelawanan
Mereka menemukan bahwa staf junior menerima otomatisasi audit yang lebih
mudah daripada staf senior dan perusahaan bahkan menggunakan budaya IT sebagai
"titik penjualan" ketika merekrut lulusan baru. Apa hambatan ada
berasal dari atas, dari generasi yang lebih tua dari mitra. Perlawanan
kadang-kadang mengambil bentuk ekstrim, seperti yang digambarkan oleh komentar
berikut: "Ada beberapa, mitra yang lebih tua, yang tidak akan menggunakan
PC sama sekali Mereka akan memiliki sekretaris mereka membaca e-mail mereka
secara teratur, dan mencetaknya untuk. mereka untuk membaca (manager Audit,
Perusahaan A). "
Bahkan mitra audit mengakui bahwa IT semakin banyak digunakan di kantor dan
di tempat klien untuk banyak tugas yang dilakukan secara manual, mungkin ada
upaya untuk mengecilkan pentingnya. Mereka melihat komputer hanya sebagai
alat bukan sesuatu yang memberikan nilai tambah untuk audit. "Anda punya
banyak auditor di luar sana yang sekarang digunakan untuk menggunakan komputer,
dan Anda tidak bisa hanya mengambilnya, mereka akan menggunakan komputer untuk
surat elektronik, menulis memo Mereka menggunakan komputer karena mereka
kebetulan menjadi alat yang modern saat ini, seperti ball-pen 20
atau 30 tahun yang lalu (mitra Audit, Kantor B). "
Control dan kompetisi
Coombs et al. (1992) mengidentifikasi dua jenis kompetisi yang relevan
dengan pelaksanaan IT di tempat kerja. Yang pertama adalah eksternal,
pasar didorong persaingan, yang jelas relevan dengan keadaan saat ini industri
audit. Survei mereka menemukan bahwa perusahaan audit yang lebih besar
bersedia untuk menghabiskan uang dalam jumlah besar pada pengembangan dan
implementasi otomatisasi audit. Dalam wawancara, mereka berusaha untuk
mengidentifikasi sejauh mana investasi ini didorong oleh kebutuhan untuk tetap
kompetitif. Mereka menemukan bahwa kedua perusahaan audit yang
bersangkutan menunjukkan mereka berada di garis depan otomatisasi audit yang tujuan
meningkatkan dan / atau mempertahankan posisi kompetitif mereka di pasar audit,
seperti kutipan berikut menggambarkan: "Hal ini diperlukan untuk
mengeluarkan sumber daya IT sehingga klien dapat melihat bahwa mereka
memberikan layanan yang sama seperti pesaing mereka. Sehingga staf mereka dapat
melihat perusahaan mereka adalah dengan semua orang (manager Audit, Perusahaan
A). "
Perhatian auditor dalam beberapa tahun terakhir adalah kebutuhan untuk
menunjukkan nilai pekerjaan audit (Davies, 1990). Beberapa responden
mengakui bahwa menggunakan IT adalah sarana untuk menunjukkan klien bahwa audit
memilki nilai tambah, seperti dapat dilihat dalam kutipan berikut: "[Para
auditor] sedang diberdayakan dengan alat yang dapat menambah nilai yang sangat
besar untuk hubungan mereka dengan mereka klien dan pekerjaan yang mereka
lakukan dalam organisasi (manajer IT, Perusahaan A). "
Bentuk kedua kompetisi dibahas oleh Coombs et al. (1992) adalah
kompetisi internal, dimana individu didorong untuk bersaing satu sama lain
untuk hadiah dan kemajuan. Bagi banyak dari kemampuan responden pada IT
menjadi semakin penting ketika mencari promosi, meskipun staf audit tidak
diharapkan menjadi ahli komputer: "Saya pikir untuk IT melek huruf menjadi
lebih dan lebih penting untuk kemajuan Anda tidak perlu menjadi. anak jagoan di
PC, tetapi selama Anda menggunakannya sebanyak yang Anda butuhkan untuk, maka
itu jelas string to your bow (Audit senior, Perusahaan A). "
5.
Summary
Makalah ini telah menyelidiki dampak otomatisasi audit terhadap proses
kerja dari dua perusahaan audit terbesar di Inggris. Sesuai dengan
meningkatnya jumlah penulis yang telah menemukan karya Giddens membantu dalam
memahami isu-isu akuntansi, kita telah memanfaatkan aspek teori strukturasi
Giddens. Secara khusus, mereka telah menemukan kerangka untuk menghubungkan
skema struktural lembaga menjadi sesuatu yang bermanfaat ketika Anda
menjelajahi dampak otomatisasi audit dalam perusahaan audit. Kerangka
konseptual umum ini disediakan oleh Giddens telah dioperasionalkan oleh mereka
dalam penelitian mereka pada otomatisasi pemeriksaan dengan menggunakan tiga
konsep spesifik, yaitu budaya, kontrol dan persaingan yang dikembangkan oleh
Coombs et al. (1992) dalam sebuah makalah yang membahas pentingnya
teknologi informasi untuk teori dan praktek organisasi.
Teori strukturasi Giddens menyajikan kerangka kerja untuk memahami isu-isu
otomatisasi audit yang diselidiki dalam makalah ini. Ketiga struktur,
makna, legitimasi dan dominasi seperti yang dituturkan dalam budaya, kontrol
dan kompetisi, berguna dalam memahami perubahan dalam perusahaan audit yang
dibawa oleh pengenalan otomatisasi audit. Struktur makna dalam perusahaan
audit berupa konsep, norma dan simbol-simbol yang mencerminkan prioritas mitra
misalnya, kualitas pekerjaan audit dan pendapat, efisiensi dengan audit
dilakukan, dan daya saing di pasar audit. Teknologi informasi pada umumnya
dikaitkan dengan efektivitas, efisiensi dan pengurangan biaya, dan otomatisasi
audit yang merupakan wujud nyata, dan simbol untuk perusahaan audit. Oleh
karena itu, tidak mengherankan bahwa perusahaan audit memperkenalkan
otomatisasi pemeriksaan karena memperkuat atribut-atribut ingin mereka
sampaikan kepada klien mereka, klien potensial dan merekrut lulusan.
Dalam penelitian mereka, mereka menemukan bahwa sejumlah mitra percaya
pengenalan otomatisasi auditlah yang telah meningkatkan kualitas pekerjaan yang
dilakukan audit. Namun, penelitian mereka menunjukkan bahwa, karena
teknologi otomatisasi audit, mitra telah menjadi lebih erat terlibat dengan
hari-hari kerja tim audit, sehingga mengubah struktur perusahaan. Oleh
karena itu, otomatisasi audit tersebut tidak dapat dimasukkan ke dalam sebuah
perusahaan audit untuk membuatnya "lebih efisien" tanpa menimbulkan
perubahan dalam struktur perusahaan. Dalam kerangka Giddens secara khusus
mengakui bahwa agen, dalam gambaran aturan dan sumber daya yang terdiri dari
struktur, kembali membuat struktur-struktur.
Dalam journal ini ditemukan bahwa beberapa staf audit, terutama pemeriksaan
oleh senior di lapangan, tidak menyukai kontrol yang lebih besar dan pengawasan
dibawa otomatisasi audit. Namun, mereka juga menemukan sebagian besar staf,
termasuk para manula audit, dianggap bermanfaat bagi tim audit karena
meningkatkan efisiensi informasi. Temuan lain adalah bahwa staf audit
junior paling mudah memeluk otomatisasi audit dan sedikit perlawanan berasal
dari sejumlah kecil mitra.
Aspek lain dari pandangan proses kerja dari penggunaan IT dalam organisasi
adalah bahwa keterampilan yang ditransfer dari bawahan yang menggunakan IT
untuk manajemen. Dalam konteks perusahaan audit ini dapat mengakibatkan
deskilling dari pekerjaan staf audit, yang akibatnya mungkin membenci proses
dan bahkan menolak untuk diperkenalkan. Mereka menemukan sedikit bukti
deskilling antara staf audit profesional, atau apakah kita menemukan perusahaan
audit menggantikan teknisi akuntansi bagi mereka. Ini mungkin bagian dari
penjelasan untuk kurangnya ketahanan terhadap otomatisasi pemeriksaan oleh staf
audit. Terkait dengan hal ini adalah temuan bahwa staf audit menghabiskan
lebih sedikit waktu pada tugas-tugas rutin, mereka mampu memberikan lebih
banyak penekanan pada daerah berisiko tinggi menghakimi dan audit. Dengan
demikian, otomatisasi audit harus mengarah pada peningkatan kualitas pekerjaan
audit.
Akhirnya,
penelitian ini menggambarkan bagaimana otomatisasi audit yang telah mengurangi
hambatan dalam perusahaan audit, terutama sebagai akibat dari komunikasi e-mail
di berbagai tingkat staf. Ini adalah bagian dari tren terbaru di
perusahaan audit terhadap informalitas yang lebih besar dalam hubungan antara
staf yang bekerja. Hal ini juga konsisten dengan pindah dari bentuk-bentuk
hirarki tradisional dan struktur perusahaan audit terhadap bentuk organisasi
berbasis tugas yang lebih responsif terhadap kebutuhan bisnis klien mereka.
6.
Kritik dan Saran
Kritik yang dapat saya berikan
terhadap tulisan ini:
·
Penelitian hanya terdiri dua perusahaan
besar yang termasuk peringkat tertinggi 5 perusahaan audit di inggris. Mungkin
hasilnya akan berbeda jika mereka meneliti di untuk seluruh perusahaan yang
sudah menggunakan otomasi audit di inggris.
·
Penelitian ini hanya terfokus kepada
metoda interview. Dimana metoda selain interview seperti questioner dapat dilakukan.
Tapi saya mengapresiasikan hasilnya karena yang mereka tanyakan tepat sasaran.
Secara
keseluruhan, saya mengapresiasi hasil penelitian yang mereka lakukan. Karena
penelitian yang mereka lakukan menurut saya sudah tepat sasaran dan didukung
juga informasi-informasi pada hasil analisis mereka.
7.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, penelitian ini telah menunjukan bahwa dengan penggunaan
otomasi audit dapat membantu untuk mengatur work process dan staff audit;
Deskilling dan Resistance; dan Kompetisi secara effektif. Hal ini dapat dicapai
bila sumberdaya manusia dari audit junior maupun audit senior di atur sesuai
tingkat skill yang mereka punya dalam pengoperasian otomasi audit tersebut.
8.
References
Manson, S., McCartney, S., & Sherer, M. (2001).
Accounting, Auditing & Accountability Journal. Audit Automation as Control within
Audit Firms, 14(1),
109-130.
